Atrás quedaron los días en que se enviaban archivos físicos por correo o se entregaban en mano para garantizar la entrega segura de archivos confidenciales. Si bien no existe una garantía ni un método infalible para compartir archivos en línea, a continuación se presentan algunos de los mejores consejos sobre cómo compartir archivos confidenciales de la manera más segura posible.
Un hombre le entrega una carpeta a un compañero de trabajo. (Kurt «CyberGuy» Knutsson)
Los 7 mejores consejos para enviar archivos confidenciales en línea de forma segura
1) Restringir el acceso a los archivos
Cráneo y huesos rojos junto a un archivo protegido en la pantalla de una computadora (Kurt «CyberGuy» Knutsson)
Al transmitir archivos confidenciales en línea, piense en ellos como documentos confidenciales que requieren protocolos de seguridad estrictos. La mayoría de los servicios de intercambio de archivos ofrecen configuraciones de control de acceso sólidas, que son cruciales para proteger sus datos. De forma predeterminada, los enlaces compartidos pueden permitir que cualquiera acceda al archivo, lo que representa un riesgo significativo si el enlace se comparte inadvertidamente con personas no autorizadas. Para mitigar esto, ajuste de forma proactiva la configuración para:
Limitar el acceso a personas específicas: Asigne derechos de acceso exclusivamente a direcciones de correo electrónico designadas o usuarios registrados en la plataforma. Esto garantiza que solo personas verificadas puedan ver, editar o brindar comentarios sobre sus archivos.
Utilice permisos avanzados: Personalice los permisos de los usuarios con un control granular, determinando quién puede descargar, editar o simplemente ver los archivos. Esto evita alteraciones y distribuciones no autorizadas.
Habilitar la expiración del enlace: Configure los enlaces compartidos para que caduquen después de un período determinado o después del uso previsto, lo que reduce la ventana de oportunidad para el acceso no autorizado.
Seguimiento de la actividad del archivo: Utilice las funciones de seguimiento de la plataforma para monitorear quién accede a los archivos y cuándo, proporcionando un registro de auditoría con fines de seguridad.
Al implementar estas medidas, usted crea un equivalente digital de un archivador seguro y cerrado, garantizando que sus archivos confidenciales permanezcan confidenciales y solo en manos de aquellos que deben verlos.
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2) Actualice periódicamente su software
Si su sistema no es seguro y no está protegido, sus archivos no pueden permanecer seguros y protegidos. actualizando regularmente Si protege el software de su sistema operativo y las aplicaciones que utiliza, tendrá menos probabilidades de estar expuesto a ciertas vulnerabilidades. Esta práctica no es solo una recomendación, es un componente fundamental de una estrategia de ciberseguridad sólida.
Las actualizaciones de software hacen más que introducir nuevas funciones; a menudo se lanzan para reparar agujeros de seguridad y reparar vulnerabilidades que se han descubierto desde la última versión. Los cibercriminales escanean constantemente los sistemas en busca de software desactualizado para explotar estas debilidades. Al mantenerse al día con las actualizaciones, cierra estas aberturas y hace que sea mucho más difícil para los atacantes obtener acceso no autorizado a su sistema. Ejecutar software desactualizado es similar a dejar la puerta de su casa digital sin llave. Invita a una serie de riesgos potenciales, incluidos:
Infecciones de malware: Las aplicaciones obsoletas pueden convertirse en los anfitriones perfectos para software maliciosoque puede propagarse por su red, corrompiendo archivos y robando información confidencial.
Violaciones de datos: Las vulnerabilidades sin parches pueden servir como puntos de entrada para Violaciones de datoslo que puede dar lugar a la exposición de datos confidenciales, como datos personales, información financiera y propiedad intelectual.
3) Proteger archivos con contraseña
Pantalla de nombre de usuario y contraseña (Kurt «CyberGuy» Knutsson)
Cuando pueda, Proteger con contraseña cualquiera de los archivos que comparte en línea. Es una capa adicional de protección que debe eludirse para acceder a su archivo. La protección con contraseña requiere que cualquier persona que tenga acceso al dispositivo del destinatario también conozca la contraseña para acceder a su archivo. Considere usar una administrador de contraseñas para generar y almacenar contraseñas complejas.
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4) Opte por servicios de intercambio de archivos de confianza
Cuando se trata de transmitir datos confidenciales en línea, la integridad de su servicio de intercambio de archivos es primordial. Optar por plataformas establecidas y confiables puede mitigar significativamente el riesgo de acceso no autorizado o Violaciones de datosA continuación, se muestran algunos de los servicios de intercambio de archivos más conocidos y seguros que se han ganado su reputación de confiabilidad:
Microsoft OneDrive: OneDrive se integra perfectamente con Windows y Office 365 y proporciona una forma segura y eficiente de almacenar y compartir archivos, con funciones avanzadas como Personal Vault para una capa adicional de protección.
Buzón de entrega: Dropbox, pionero en el almacenamiento en la nube, ha evolucionado para ofrecer funciones de seguridad de alto nivel, incluida la autenticación de dos factores y el cifrado de archivos, lo que lo convierte en una opción sólida para información confidencial.
Unidad en la nube de Amazon: Con el respaldo de un gigante tecnológico, Amazon Cloud Drive ofrece una plataforma segura y confiable para almacenar y compartir archivos, completa con controles integrales para administrar el acceso y los permisos.
Google Drive: Google Drive, famoso por su interfaz fácil de usar, ofrece sólidas opciones para compartir y potentes herramientas de colaboración, todo ello garantizando al mismo tiempo que sus datos están protegidos con medidas de seguridad líderes en la industria.
Cada una de estas plataformas ofrece características y protocolos de seguridad únicos. Es fundamental evaluar sus ofertas en relación con sus necesidades específicas. Por ejemplo, si la colaboración es un aspecto clave de su flujo de trabajo, Google Drive o Microsoft OneDrive pueden ser más adecuados debido a su integración con suites de productividad. Por otro lado, si busca un almacenamiento de archivos sencillo y de fácil recuperación, Dropbox y Amazon Cloud Drive son excelentes opciones.
Para obtener más información sobre las capacidades y características de seguridad de estas plataformas, considere consultar «Las mejores formas de guardar y restaurar documentos» que proporciona información valiosa para optimizar sus prácticas de gestión de archivos manteniendo los más altos estándares de seguridad.
5) Instale y utilice un software antivirus potente
Antes de cargar o descargar cualquier archivo que esté enviando o recibiendo, utilice su programa antivirus para escanearlos en busca de malware. No tiene sentido enviar o recibir archivos corruptos de forma segura. Si no tiene uno, debería tenerlo, ya que también es la mejor manera de protegerse de hacer clic en enlaces maliciosos que instalan malware que puede acceder a su información privada. Le recomendamos que tenga una protección antivirus sólida instalada en todos sus dispositivos. Esto también puede alertarlo sobre cualquier correo electrónico de phishing o estafas de ransomware. Obtenga mis selecciones de los mejores ganadores de protección antivirus de 2024 para sus dispositivos Windows, Mac, Android e iOS.
6) Cifra tus archivos
Una persona escribe en una computadora portátil con las palabras «Sus archivos personales están encriptados» (Kurt «CyberGuy» Knutsson)
Aunque los correos electrónicos parecen casi instantáneos, los archivos que envía por correo electrónico pueden ser interceptados mientras viajan entre usted y sus destinatarios previstos. Si los cibercriminales interceptan un archivo, pero no está encriptadoentonces, independientemente de esa infracción, el archivo será ilegible y no les servirá de nada. Al cifrar sus archivos, crea una barrera formidable que preserva la confidencialidad e integridad de sus datos, lo que garantiza que solo los ojos previstos puedan descifrar el mensaje que contienen.
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7) Habilitar la autenticación de dos factores
En el mundo digital actual, proteger archivos confidenciales durante la transmisión en línea es crucial, y una de las medidas de seguridad más efectivas disponibles es autenticación de dos factores (2FA)Este protocolo de seguridad avanzado requiere dos pruebas de identidad, lo que mejora significativamente la protección de sus activos digitales. Cuando habilita 2FAPrimero ingresará su nombre de usuario y contraseña, seguido de una segunda forma de identificación, como un código enviado a su dispositivo móvil, una huella digital o reconocimiento facial.
No se puede exagerar la importancia de la 2FA: no solo reduce el riesgo de robo de contraseñas, sino que también ofrece una variedad de métodos de verificación que se adaptan a sus preferencias, junto con alertas de seguridad inmediatas ante cualquier intento de acceso no autorizado. Para implementar la 2FA, siempre verifique la configuración de seguridad de sus plataformas y habilítela siempre que sea posible.
Para una experiencia más segura, considere usar aplicaciones de autenticación, que generan códigos sensibles al tiempo. También es recomendable tener códigos de respaldo o un dispositivo de autenticación secundario en caso de que su método principal de 2FA no esté disponible. Incorporar la 2FA a su rutina de seguridad garantiza que sus archivos confidenciales permanezcan confidenciales y bien protegidos durante las transacciones en línea.
Las conclusiones clave de Kurt
Si bien los servicios de intercambio de archivos y de la nube pueden hacer la vida mucho más sencilla, es importante proteger lo que se comparte, especialmente los archivos confidenciales. Dado que no todos los archivos pueden protegerse con contraseña en todas las plataformas de intercambio de archivos ni mantenerse seguros durante el tránsito en línea, los siete pasos descritos anteriormente pueden mantener sus archivos confidenciales más seguros cuando se comparten en línea.
¿Qué medidas adicionales cree que podrían mejorar la seguridad de las plataformas de intercambio de archivos disponibles actualmente? Háganoslo saber escribiéndonos a Cyberguy.com/Contacto.
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